Sinerji

ELEKTRONİK FİZİKSEL ARŞİV ve YAZIŞMA YÖNETİMİ
SİNERJİ, Elektronik Fiziksel Arşiv ve Yazışma Yönetimi olarak iki ana modül ile kurumunuzun doküman ve yazışma yönetimini en iyi şekilde yürütmenizi sağlayan bir uygulama bütünüdür.

SİNERJİ Elektronik Fiziksel Arşiv Modülü:
Kurumunuzdaki elektronik ve fiziksel dokümanların yaratılma sürecinden imha edilmesine kadar doküman yaşam döngüsü uçtan uca yönetilmektedir. Güçlü tasnif kuralları sayesinde kaydedilen dokümanlar, kurumsal dosya tasnif planı kapsamında otomatik olarak doğru yerlere yerleştirilir. Saklama planları ve tasfiye kuralları sayesinde belgenin saklama süresi ve süre bitimindeki imha süreçleri rahatlıkla gerçekleştirilebilmektedir. Esnek yetki yapısı ile yaratılan tüm dokümanların yetkilerini tek yerden kontrol edebilmek veya doküman/klasöre özel yetkiler atamak mümkün olabilmektedir.

Kurumun diğer uygulamaları ile entegrasyon için servis arayüzü bulunmaktadır. Aynı zamanda fiziksel dokümanların takibi için depo, raf, dolap ve kutu tanımlarını içerir. Fiziksel dokümanların kişisel zimmete alınması, dolaba kaldırılması, arşivden doküman talep edilmesi gibi işlemlerin kolaylıkla yapılabilmesine olanak sağlar.

Güçlü veri tabanı mimarisi ve dağınık kaynak yönetimi ile performansı üst düzeydedir. Sınırsız sayıda indeks alanı, doküman ve klasör tipi tanımlayabilme ve özelleştirme yetenekleri açılarından oldukça esnek bir yapıya sahiptir.

SİNERJİ Yazışma Modülü:
Kurumların resmi yazışmalarını yönetmesini, izlemesini, hızlı şekilde sonlandırmasını ve raporlamasını sağlayacak bir altyapı da sunmaktadır. Posta, nakliye ve evrak güvenliği gibi önemli maliyet unsurlarını büyük ölçüde düşürülmesi konusunda da kurumları destekleyeci bir uygulamadır. Mevcut kağıt tabanlı yazışma işlemlerini dijital ortama taşıyarak hızlandırmakta, kağıt maliyetini azaltmakta, bilgi ve belgelerin erişimine ve paylaşımına hız kazandırmaktadır.

Yazışma Modülü ile iş akışlarında standartlaşma sağlanabilir, haberleşme işlemleri hızlandırabilir, resmi onay süreçlerini elektronik ortamda takip edebilir, bilgiye hızlı erişim sağlayabilir, işlemi bitmiş yazışmaları işlemi süren yazışmalardan ayırabilir, zaman aşımına uğramış yazışmaları otomatik olarak arşivleyebilir, her aşamasını izleyebilir, hızlı şekilde sonuçlandırıp ve raporlayabilirsiniz.

Nitelikli Elektronik İmza’nın da desteklenmesi Yazışma Yönetiminin E-Devlet projeleri ile entegrasyonunda çok önemli bir avantajdır.

SİNERJİ ile bilgiye eş zamanlı erişim, bilgi güvenliğinin sağlanması, kurumsal hafıza oluşturulması, iş süreçlerinin hızlandırılması, kağıtsız ofis, fiziksel arşivlemeye standart getirilmesi, elektronik ve fiziksel belge ilişkisinin takip edilmesi ve belgelerin izlenebilmesi sağlanmaktadır.